Email là viết tắt của “electronic mail”. Về cơ bản, một email có nội dung giống như một bức thư thông thường, nhưng nó được gửi từ người gửi đến người nhận qua internet. Người gửi và người nhận cần có các địa chỉ khác nhau (địa chỉ này là duy nhất) để gửi và nhận thư.

Một số người sử dụng các ứng dụng Internet, trong khi những người khác sử dụng các chương trình có sẵn trên máy tính của họ để truy cập và lưu trữ email.

Những thông tin cần biết về email

Email đầu tiên được gửi bởi Ray Tomlinson vào năm 1971. Tomlinson đã tự gửi cho mình một email dưới dạng email thử nghiệm với nội dung “giống như QWERTYUIOP – dòng đầu tiên của bàn phím máy tính”. Mặc dù anh ấy đã tự gửi email, nhưng tin nhắn vẫn được truyền qua ARPANET – một mạng kiểu WAN.

Đến năm 1996, email được sử dụng phổ biến hơn so với thông thường.

Phân tích địa chỉ email

Cấu trúc cơ bản của địa chỉ email là: xxx @ yyy

Phần đầu tiên của tất cả các địa chỉ email – “xxx” (trước dấu “@”) là tên, biệt hiệu, tên công ty của bạn, v.v. – bất cứ thứ gì bạn có thể nghĩ đến.

Ký hiệu “@” được sử dụng làm dấu phân tách trong địa chỉ email. Nó đã là một công cụ cần phải có trong các địa chỉ email SMTP kể từ khi Ray Tomlinson gửi tin nhắn đầu tiên của mình.

Cuối cùng, “yyy” là tên miền mà người dùng đang sử dụng. Ở Việt Nam, tên miền phổ biến nhất là “gmail.com”. Một vài năm trước, phần mở rộng email “yahoo.com.vn” cũng được sử dụng rộng rãi.

Ngoài các tên miền chung, một số tổ chức và công ty cũng có thể sử dụng tên miền riêng của họ. Ví dụ: địa chỉ là “14032239@sv.ussh.edu.vn”; trong đó “sv.ussh.edu.vn” là phần mở rộng email điển hình của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội.

Những nội dung chính trong email

Khi sử dụng và viết email, bạn sẽ nhận thấy các trường sau:

• “To” (Đến): Bạn cần nhập địa chỉ email của người nhận thư.
• “From” (Từ): Phải chứa địa chỉ email của bạn.
• Nếu bạn đang trả lời một tin nhắn, các trường “To” và “From” sẽ tự động điền.
• Nếu bạn đang soạn một email mới, chỉ cần nhập địa chỉ email của người nhận vào trường “From” bằng cách chọn một địa chỉ trong danh sách liên hệ của bạn hoặc nhập địa chỉ đó theo cách thủ công bằng cách sử dụng cấu trúc đầy đủ “xxx @ yyy”.
• Cột “Chủ đề” nên chứa một số từ mô tả nội dung của bức thư (tùy chọn). Các chủ đề cho phép người nhận email biết trước nội dung của email mà không cần phải mở và đọc toàn bộ email.
• Trường “Bản sao carbon” (CC)  cho phép bạn gửi email (tùy chọn) cho người khác không phải là người nhận trực tiếp. Ví dụ: bạn có thể gửi email cho Bạn A và Cc Bạn B và Bạn C. Mặc dù email này được gửi trực tiếp đến A, B và C cũng sẽ nhận được một bản sao của email. Mọi người nhận được tin nhắn (A, B và C) đều có thể xem địa chỉ email của nhau.
• Trường “BCC” (sao chép carbon mù) cũng giống như CC (tùy chọn). Nhưng người nhận ở đây hoàn toàn được bảo mật. Người nhậnBCC sẽ nhận được email, nhưng không ai khác sẽ thấy bản sao của bức thư.
• Cuối cùng, phần nội dung của thông điệp là nơi bạn nhập những gì bạn muốn truyền tải. Một số người sử dụng thêm một chữ ký ở cuối thư, trong khi những người khác thì không.
• Cuối cùng, phần nội dung của thông điệp là nơi bạn nhập những gì bạn muốn truyền tải. Một số người sử dụng thêm một chữ ký ở cuối thư, trong khi những người khác thì không.

Địa chỉ email như thế nào là hợp lệ?

Địa chỉ email phải tuân theo một số quy tắc, như sau:

• Như đã đề cập trước đó, email phải có tên người dùng, tiếp theo là dấu “@” và cuối cùng là tên miền.
• Tên người dùng không được vượt quá 64 ký tự và tên miền không được vượt quá 254 ký tự.
• Địa chỉ email chỉ có thể chứa một ký tự “@”.
• Địa chỉ email hợp lệ không được chứa khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt.

• Bạn có thể sử dụng email để gửi những thông tin gì?

Ngoài tin nhắn văn bản, bạn cũng có thể sử dụng email để đính kèm tệp hoặc dữ liệu khác. Tệp đính kèm có thể là hình ảnh, PDF, video hoặc bất kỳ tệp nào khác được lưu trữ trên máy tính của bạn.

Tuy nhiên, do một số vấn đề bảo mật, một số loại tệp không được phép gửi qua email. Ví dụ: một số công ty chặn tệp ở định dạng “.exe”. Nếu bạn muốn gửi một tệp ở định dạng này, bạn sẽ cần nén nó dưới dạng tệp “.zip”.

Ngoài ra, hầu hết các nhà cung cấp email đều giới hạn kích thước tệp đính kèm. Không thể gửi email hoặc nhận các tệp lớn.

Gửi và nhận email qua Webmail và ứng dụng email

Để gửi và nhận email, bạn có thể sử dụng webmail hoặc các ứng dụng email.

Webmail là gì?

Webmail là một ứng dụng email dựa trên web cung cấp quyền truy cập trực tiếp vào các máy chủ email để gửi và nhận email.

Khi bạn truy cập Google bằng trình duyệt Chrome, hãy tìm kiếm từ khóa “email đăng nhập”, sau đó truy cập liên kết “https://www.google.com/intl/vi/gmail/about/” và đăng nhập vào thư của bạn Đây là Webmail.

Ứng dụng email là gì?

Microsoft Outlook và Mozilla Thunderbird là những ứng dụng email được sử dụng rộng rãi. Các ứng dụng này được cài đặt trên các thiết bị điện tử (máy tính, điện thoại, v.v.) và phải được kết nối với máy chủ để tải email mới.

Sự khác biệt giữa webmail và ứng dụng email

Webmail và ứng dụng email thực hiện cùng một chức năng: chúng cho phép người dùng gửi và nhận email.

Tuy nhiên, ứng dụng email yêu cầu người dùng phải cài đặt phần mềm trực tiếp trên máy tính, điện thoại. Nếu không được đặt, bạn có thể không truy cập được email. Một số ứng dụng yêu cầu bạn mua gói. Mặc dù tốn kém tiền bạc, nhưng chúng thường an toàn hơn.

Webmail là một dịch vụ cho phép bạn gửi và nhận các email miễn phí được lưu trữ trên đám mây. Dịch vụ đám mây tự động đồng bộ hóa email của bạn với tất cả các thiết bị điện tử mà bạn sử dụng, bao gồm máy tính để bàn, máy tính bảng, máy tính xách tay và điện thoại thông minh.

Hướng dẫn cách lập email

Email là một cách tuyệt vời để gửi và nhận thông tin qua Internet. Tuy nhiên, vì có nhiều ứng dụng email khác nhau nên các bước để bắt đầu với email cũng khác nhau.

Để tìm hiểu cách tạo email mới từ các chương trình khác nhau, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.

Cách lập email trên Google Gmail

Bước 1: Truy cập “https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=vi”

Bước 2: Chọn “Tạo tài khoản Google”

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào các trường được yêu cầu:

• First name (Tên): Tên của bạn
• Last name (Họ): Họ của bạn
• Username (Tên người dùng):Nhập tên tài khoản Gmail mà bạn muốn tạo (tên tài khoản phải chưa sử dụng mới được chấp nhận, Gmail sẽ thông báo nếu tên đã có. Hiện nay người ta thường thêm ngày tháng năm sinh để tránh trùng tên).
• Password (Mật khẩu): Mật khẩu tài khoản Gmail (độ dài mật khẩu từ 8 ký tự trở lên bao gồm chữ, số, ký hiệu).
• Confirm (Xác nhận): Nhập lại mật khẩu vừa nhập.

Bước 4: Chọn “Next”, nếu thông tin trên của bạn được chấp nhận, một hộp thông báo mới sẽ hiện ra. Nếu có sai sót, bạn phải nhập lại thông tin cho phù hợp.

Bước 5: Phone Number :Nhập số điện thoại của bạn để kích hoạt gmail. Bạn không thể tạo gmail mà không sử dụng số điện thoại hoặc số điện thoại được sử dụng quá nhiều lần.

Bước 6: Chọn “Next” (Tiếp theo).

Bước 7: Tại ô “Enter Verification Code” (Nhập Mã xác minh): Nhập mã xác minh bạn vừa nhận được từ số điện thoại của mình.

Bước 8: Chọn “Verify” (Xác minh).

Bước 9: Điền ngày tháng năm sinh, giới tính

• Month: Tháng
• Day: Ngày
• Year: Năm
• Gender: Nếu bạn là nam thì chọn “Male”, nếu bạn là nữ thì chọn ‘Female”.

Trong hộp thoại này, bạn sẽ thấy một trường “Địa chỉ Email Khôi phục (Tùy chọn) – Địa chỉ Email Khôi phục (Tùy chọn)” – nếu bạn đã đăng ký một email khác, bạn có thể nhập trường này.

Nếu có vấn đề với tài khoản được đăng ký sau đó, bạn có thể truy xuất tài khoản đó thông qua email bạn vừa nhập (vì đây là trường tùy chọn nên bạn không nhập cũng không thành vấn đề).

Bước 10: Chọn “Next” (Tiếp theo).

Bước 11: Gmail đã hỏi bạn một số câu hỏi và bạn chọn “Tôi đồng ý”. Tiếp tục nhấn Next cho đến khi bạn điều hướng menu các tính năng.

Bước 12: Nhấn vào “Go to Gmail” để truy cập vào tài khoản mới.

Đăng ký tài khoản mail trên Outlook.com

Bước 1: Mở trình duyệt Internet lên và truy cập vào “https://outlook.live.com/owa/”.

Bước 2: Nhấn vào “Create free account”.

Bước 3: Tại ô hiển thị, chọn tên người dùng, tên miền sau đó bấm “Next”.

Bước 4: Điền Password, sau đó bấm “Next”.

Bước 5: Nhập tên của bạn, sau đó bấm “Next”.

Bước 6: Chọn tên quốc gia, nhập ngày tháng năm sinh và tiếp tục bấm “Next”.

Bước 7: Chọn mã quốc gia, nhập số điện thoại sau đó nhấp vào nút “Send code” (gửi mã xác thực).

Bước 8: Bạn nên để ý điện thoại để nhận mã xác thực từ Outlook. Điền mã xác thực và nhấn vào nút “Next”.

Bước 9: Điền các thông tin khác theo yêu cầu (giới tính, mã xác nhận,..).

Bước 10: Chọn “Create account” để mở tài khoản email.

Đăng ký email trên Microsoft Outlook

Lưu ý, hướng dẫn này chỉ ứng dụng cho Outlook 2007, 2010 và 2013.

Bước 1: Khởi động ứng dụng Microsoft Outlook

Bước 2: Vào Tools chọn Account Settings, chọn tab Email.

Bước 3: Nhấn nút New.

Bước 4: Đánh dấu vào Manually configure server setting or additional server types. Nhất nút Next.

Bước 5: Chọn Internet E-mail; Nhấn nút Next

Bước 6: Điền các trường theo yêu cầu

• Your Name : nhập tên giao dịch (không ghi .com , .vn,…  đằng sau)
• E-mail Address : nhập địa chỉ email
• Account Type: POP3 hoặc IMAP (POP3: email của bạn sẽ ko được lưu trên server) còn (IMAP: mail của bạn sẽ được lưu và đồng bộ trên server )
• Incoming mail server (POP3) : nhập tên miền (ví dụ: domain.com)
• Outgoing mail server (SMTP): nhập tên miền (ví dụ:domain .com)
• User Name : nhập đầy đủ email
• Password: nhập mật khẩu của email

Bước 7: Nhấn nút More setting…

Bước 8: Chọn tab Outgoing Server; đánh dấu vào ô My outgoing server (SMTP) requires authentication. Nhấn OK để đóng hộp thoại.

Bước 9: Nhấn “Next” rồi “Finish” để hoàn tất.

Đăng ký email trên Mozilla Thunderbird

Bước 1: Khởi động ứng dụng Mozilla Thunderbird

Bước 2: Trong ô thoại, điền các trường được yêu cầu bao gồm:

• Your name: Khai báo tên người dùng.
• Email address (địa chỉ mail này có thể là gmail/ yahoo/tên miền).

Bước 3: Chọn “Continue”. Sau khi chọn “Continue”, Thunderbird sẽ tự động xác lập các thông số kỹ thuật phù hợp với địa chỉ email đã được nhập vào.

Bước 4: Chọn “Create Account” để tạo tài khoản

Những lợi ích và tính năng chính của việc sử dụng email

Nhanh chóng – người nhận sẽ nhận được email của người gửi ngay sau khi họ trực tuyến và đăng nhập vào địa chỉ email của họ.

• Email rất an toàn.
• Bạn có thể sử dụng email hầu như không tốn gì
• Bạn có thể chia sẻ ảnh, tài liệu và các tệp khác bằng cách đính kèm chúng vào email bạn gửi.
• Một email có thể được gửi đến nhiều người nhận cùng một lúc.
• Bảo vệ môi trường: Gửi thư không sử dụng giấy, bìa cứng, băng dính,… giúp giảm thiểu rác thải, giấy vụn gây ô nhiễm môi trường.

Những hạn chế khi sử dụng email

Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời mà email mang lại thì nó cũng tồn tại một số vấn đề nhất định. Đáng lo ngại nhất trong số này là “thư rác” (spam).

Hàng trăm email rác đến cùng lúc có thể khiến bạn bỏ lỡ những email quan trọng. Tuy nhiên, may mắn thay, các nhà cung cấp đã đưa ra các bộ lọc tinh vi có thể giúp bạn tự động loại bỏ các thư đến không mong muốn.

Để chặn email rác, email quảng cáo không mong muốn, các hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email của bạn.

Bước 2: Truy cập vào thông tin người gửi thư rác (sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm nhanh hơn).

Bước 3: Nhấn nút mũi tên bên phải thư được gửi đến từ địa chỉ mail muốn chặn; chọn mục “Chặn”.

Bước 4: Xuất hiện ô thoại “Chặn người gửi này” với 2 lựa chọn “Chặn” và “Hủy”, chọn “Chặn” để xác nhận.

Trên đây là một số điều cơ bản về email và cách sử dụng email. Hi vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp trong bài đã giúp bạn hiểu chính xác email là gì.